Whistleblowing

1. Premessa ed inquadramento normativo

Il presente regolamento è adottato da FIAM ITALIA Srl allo scopo di adeguare la propria organizzazione interna alla disciplina introdotta dal d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24, di recepimento della Direttiva UE 2019/1937, (protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione) per i soggetti privati che nell’ultimo anno hanno impiegato in media almeno 50 lavoratori subordinati.
In particolare, volontà di FIAM ITALIA SRL è definire un sistema volto a permettere la segnalazione di fatti e condotte illecite che ledano l’integrità dell’Azienda.
Il regolamento tiene conto delle Linee guida in materia elaborate e pubblicate dall’Agenzia Nazione Anti Corruzione (ANAC) con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

Il regolamento specifica:

• I soggetti che possono procedere alle segnalazioni
• Le tipologie di illeciti che possono essere oggetto di segnalazione
• Il destinatario della segnalazione (di seguito anche “Gestore della segnalazione”), le modalità per l’invio della segnalazione ed il suo contenuto
• Le attività successive alla segnalazione
• Gli strumenti di tutela del segnalante
• La tutela dei dati personali

2. I soggetti che possono procedere alle segnalazioni

Le segnalazioni di illeciti possono essere effettuate da:

• lavoratori subordinati in forza a FIAM ITALIA Srl con qualsiasi tipologia contrattuale, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, purché la segnalazione si riferisca a fatti di cui siano venuti a conoscenza durante il rapporto di lavoro
• soggetti che abbiano in corso con FIAM ITALIA Srl un contratto di lavoro autonomo o di collaborazione coordinata e continuativa o un rapporto di tirocinio curricolare o extracurricolare
• titolari, soci, lavoratori di imprese che abbiano in corso con FIAM ITALIA Srl un contratto di fornitura, appalto, somministrazione
• candidati all’assunzione presso FIAM ITALIA Srl, qualora le informazioni sulle violazioni oggetto di segnalazione siano state acquisite durante la selezione o la fase precontrattuale
• persone che presso FIAM ITALIA Srl abbiano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

3. Le tipologie di illeciti che possono essere oggetto di segnalazione

Il presente regolamento, sulla base di quanto previsto dal d.lgs. 24/2023, si riferisce alle segnalazioni di violazioni delle disposizioni normative dell’Unione Europea e della relativa normativa nazionale di attuazione, suscettibili di ledere l’integrità di FIAM ITALIA Srl.

In particolare, le segnalazioni, che hanno come indefettibile presupposto la buona fede del segnalante, possono riguardare: violazioni di cui il segnalante abbia avuto diretta conoscenza o fondato sospetto, violazioni di cui abbia il fondato sospetto di una futura commissione, condotte volte ad occultare dette violazioni.

Le segnalazioni possono avere ad oggetto violazioni della normativa europea di cui all’art. 2, comma 1, lett. a) n. 3),4),5) e 6) D.Lgs. 10 marzo 2023, n.24.

Si tratta, più nello specifico, di violazioni della normativa europea e della relativa normativa nazionale di attuazione in materia di:

• sicurezza dei trasporti
• appalti
• servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
• tutela dell’ambiente
• radioprotezioni e sicurezza nucleare
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali
• salute pubblica
• protezione dei consumatori
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali
• sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
• normative in materia di concorrenza ed aiuti di Stato

Le segnalazioni legate a contestazioni, rivendicazioni, richieste relative ad interessi personali, al contratto di lavoro del segnalante, al suo rapporto con colleghi e superiori non rientrano nell’oggetto del presente regolamento e non saranno prese in considerazione.

4. Destinatario delle segnalazioni e modalità di effettuazione

Canale interno

FIAM ITALIA Srl, richieste osservazioni alla RSU aziendale in data 11.12.2023 e non avendole ricevute da parte della stessa entro il termine fissato, ha attivato un canale interno di segnalazione, incaricando della gestione il Sig FRANCESCO LIVI (gestore principale) e il Sig MASSIMO MAINARDI (sostituto)

Si precisa che il Sig. MASSIMO MAINARDI assumerà le funzioni di gestore delle segnalazioni solo in caso di assenza prolungata del gestore principale o nell’eventualità che una segnalazione indichi quest’ultimo come persona segnalata.

Il gestore delle segnalazioni è tenuto a gestire in autonomia le segnalazioni ricevute nel pieno rispetto della riservatezza del segnalante, con l’applicazione dei principi e delle misure di cui al Regolamento UE 2016/679 in materia di riservatezza dei dati personali ed in particolare fornendo al segnalante l’informativa di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento.

Le segnalazioni possono essere effettuate con le seguenti modalità:

• SCRITTA: lettera raccomandata da recapitarsi all’indirizzo “Via Ancona 1/b – 61010 Tavullia (PU)”. Il contenuto della segnalazione e le generalità del segnalante dovranno essere contenute in due diverse buste chiuse, entrambe inserite in una terza busta su cui, oltre all’indirizzo, andrà riportata la dicitura “riservata – whistleblowing”.
• ORALE: registrazione di un messaggio vocale nella segreteria telefonica del numero 335.1286460 (linea al cui accesso è autorizzato il solo Gestore della Segnalazione e dedicata esclusivamente alle segnalazioni whistleblowing). Eventualmente, su richiesta del Segnalante, potrà essere effettuato anche un colloquio personale con il gestore della segnalazione, debitamente documentato attraverso registrazione vocale o verbalizzazione controfirmata dal Segnalante.

La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• identità del soggetto segnalante e recapito al quale essere ricontattato
• chiara e completa descrizione del fatto oggetto della segnalazione precisando, ove possibile, anche la/le norma/e di legge che si ritengono violate
• se conosciute, circostanze di luogo e di tempo in cui il fatto si è verificato
• se conosciuta/e, identità del/dei soggetto/i che ha/hanno commesso il fatto segnalato

• se conosciute, identità di altri soggetti che possono essere a conoscenza del fatto
• eventuali documenti in possesso del segnalante utili per la valutazione del fatto segnalato o indicazione del luogo di conservazione di tali documenti

L’identità del segnalante sarà conosciuta esclusivamente dal gestore delle segnalazioni, il quale è tenuto a garantire la massima riservatezza al riguardo.

Le segnalazioni effettuate in forma anonima potranno essere prese in considerazione e vagliate solo se precise e circostanziate. In caso contrario, non essendo possibile provvedere a contattare il segnalante per ottenere ulteriori informazioni e chiarimenti, non saranno prese in considerazione.

In ogni caso, non sarà possibile assicurare la maggiore tutela al segnalante contro eventuali condotte ritorsive, come previsto dal d.lgs. 24/2023, fintanto che la sua identità resterà sconosciuta.

Nel caso che la segnalazione risulti fondata e sulla base di tale segnalazione l’Azienda debba provvedere all’attivazione di una procedura disciplinare nei confronti del segnalato, sarà richiesto al segnalante il consenso alla rivelazione della sua identità, solo nel caso in cui la conoscenza della stessa sia indispensabile per la difesa dell’incolpato. Qualora il segnalante non presti il consenso alla rivelazione della propria identità la segnalazione non sarà utilizzabile a fini disciplinari.

Nel caso in cui il procedimento disciplinare origini da accertamenti ulteriori e distinti rispetto alla segnalazione (anche se conseguenti alla stessa) l’identità del segnalante non potrà essere rivelata.

Il consenso non sarà richiesto nel caso in cui, a seguito della segnalazione, sia attivato un procedimento con il coinvolgimento dell’Autorità Giudiziaria e la stessa richieda l’identità del segnalante.

Canale esterno – Segnalazione tramite ANAC

Il segnalante potrà procedere alla segnalazione attraverso il canale di segnalazione attivato dall’Agenzia Nazionale Anti Corruzione (ANAC), attraverso il sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing nei seguenti casi:

• se la segnalazione effettuata nelle modalità sopra descritte tramite il canale attivato dall’Azienda non abbia avuto seguito e cioè il segnalante non abbia ricevuto riscontro dell’avvenuta segnalazione o dell’esito della stessa nei termini previsti dal presente regolamento
• abbia fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione tramite il canale attivato dall’Azienda, la segnalazione non riceverebbe efficace seguito o provocherebbe condotte ritorsive
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto di segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

Divulgazione pubblica

Il segnalante potrà effettuare la divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

• ha effettuato una segnalazione tramite il canale attivato dall’Azienda ed una segnalazione tramite ANAC (o direttamente una segnalazione tramite canale ANAC) ed alla stessa non è stato dato riscontro nei termini previsti
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto di segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico
• ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione tramite canale ANAC possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere seguito

La divulgazione pubblica consiste nel rendere di pubblico dominio le informazioni relative alla violazione, diffondendole attraverso mezzi di comunicazione di massa, mezzi elettronici o strumenti comunque in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Si evidenzia che la divulgazione pubblica è una modalità di segnalazione assolutamente residuale, sia per i presupposti stringenti che ne sono alla base, sia per la delicatezza delle conseguenze che possono derivare al soggetto segnalato ed all’azienda, soprattutto in caso di infondatezza della segnalazione stessa.

Si precisa, altresì, che in questo caso la protezione del segnalante opera soltanto qualora siano stati rispettati i presupposti, previsti per l’effettuazione di una segnalazione pubblica.

5. Procedura successiva alla segnalazione

Entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione il gestore delle segnalazioni darà conferma scritta al segnalante dell’avvenuta ricezione tramite raccomandata.

Successivamente, il segnalante potrà essere contattato dal gestore delle segnalazioni, nel caso che siano necessarie ulteriori informazioni o chiarimenti rispetto a quanto segnalato.

All’atto della ricezione di una segnalazione, indipendentemente dalla modalità utilizzata, il gestore delle segnalazioni provvederà ad attribuire un numero identificativo progressivo che ne consentirà l’identificazione univoca ed annoterà la segnalazione in un apposito registro informatico contenente:

• numero identificativo
• data di ricezione
• modalità di ricezione della segnalazione
• data di conferma ricezione al segnalante

• esito dell’istruttoria
• data di riscontro al segnalante

Il gestore delle segnalazioni procederà al vaglio della segnalazione ricevuta, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, svolgendo tutte le attività che risultino necessarie, quali ad esempio:

• verifica che la segnalazione sia pervenuta da soggetto abilitato ad effettuarla e che il relativo oggetto sia conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023
• audizione del segnalante e, garantendo la riservatezza del segnalante, di altri soggetti interni o esterni all’azienda che possano fornire informazioni e riscontri
• audizione del segnalato, garantendone la riservatezza e purché dall’audizione non possa derivare pregiudizio all’efficacia dell’attività istruttoria
• consultazione di documenti aziendali, in formato elettronico o cartaceo, nel rispetto dei vincoli di riservatezza e confidenzialità determinati dalla natura e contenuto dei documenti stessi
• richiesta di supporto a consulenti esterni che possano fornire un supporto tecnico nella valutazione della fondatezza della segnalazione ricevuta, ferma la riservatezza dell’identità del segnalante

L’attività istruttoria deve essere completata entro 90 giorni dalla ricezione della segnalazione, salvo necessità di un differimento del termine, che dovrà essere motivata dal gestore delle segnalazioni.

Terminata la fase istruttoria, il gestore delle segnalazioni valuta la fondatezza della segnalazione ricevuta e:

• In caso ravvisi la non fondatezza della segnalazione ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione
• In caso ravvisi la fondatezza della segnalazione redige una relazione in merito e la sottopone all’Amministratore Delegato, mantenendo riservata l’identità del segnalante
• In caso di segnalazioni che riguardino l’Amministratore Delegato o uno o più dei Consiglieri di Amministrazione, ne dà comunicazione immediata agli altri membri del Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale, al fine di coordinare e definire il successivo processo di indagine
• In entrambi i casi, fornisce riscontro al segnalante tramite comunicazione scritta. Il riscontro rispetto alla segnalazione effettuata deve essere comunque fornito al segnalante entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione, anche nell’ipotesi che l’attività istruttoria non sia stata completata per differimento del termine di 90 giorni.

Nell’ipotesi di fondatezza della segnalazione, l’Amministratore Delegato, ricevuta la relazione da parte del gestore delle segnalazioni, coadiuvato dalle figure aziendali di cui sia opportuno il coinvolgimento, potrà procedere a:

• Presentare denuncia all’Autorità giudiziaria nel caso dalla segnalazione emergano profili di responsabilità penale a carico di persone interne o esterne all’Azienda
• Richiedere chiarimenti al Responsabile dell’area aziendale interessata dal fatto oggetto di segnalazione
• Richiedere ai soggetti aziendali competenti la creazione o il miglioramento di procedure interne idonee a prevenire il verificarsi del fatto oggetto di segnalazione o limitarne le conseguenze
• Attivare una procedura disciplinare nei confronti del segnalato nel rispetto dell’art. 7 legge 300/1970
• Disporre i provvedimenti opportuni nei confronti dei soggetti terzi oggetto di segnalazione che intrattengano rapporti contrattuali con l’Azienda
• Comunicare la segnalazione al Sindaco Revisore

Il segnalato, nel rispetto della sua riservatezza, potrà essere sentito dalla Direzione aziendale nell’ambito dell’istruttoria e potrà produrre osservazioni scritte e documenti.

6. Gli strumenti di tutela del segnalante

Il d.lgs. 24/2023 prevede che il segnalante debba ricevere una tutela specifica per evitare qualsiasi tipo di ritorsione a seguito della sua segnalazione.

Affinché la tutela venga assicurata, devono ricorrere le seguenti condizioni:

• la segnalazione deve essere stata effettuata secondo buona fede e quindi il segnalante, al momento della segnalazione, doveva avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata fossero vere e rientrassero nell’ambito indicato dal d.lgs. 24/2023
• non deve essere stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o la responsabilità civile per lo stesso titolo, in caso di dolo colpa grave
• la segnalazione deve essere stata effettuata nel rispetto delle procedure previste dal presente regolamento

Nei casi a) e b) di cui sopra, il segnalante potrà essere soggetto a procedura disciplinare e qualora dalla segnalazione sia derivato un danno reputazionale nei confronti di FIAM ITALIA Srl, il segnalante potrà essere chiamato a rispondere del danno cagionato.

Il segnalante (fermo quanto sopra precisato) non potrà essere oggetto di atti ritorsivi quali, a titolo esemplificativo, licenziamento, demansionamento, trasferimento e ogni altra azione che comporti effetti negativi sul contratto di lavoro che saranno quindi da considerarsi nulli. La tutela spetta al segnalante anche nel caso in cui la segnalazione sia considerata non fondata all’esito dell’istruttoria, purché effettuata secondo buona fede.

La tutela di cui sopra si estende:

• ai soggetti c.d. facilitatori, cioè a coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione e che siano stati esplicitamente indicati dal segnalante nell’ambito della segnalazione
• ai colleghi che lavorano nello stesso contesto lavorativo del segnalante e che abbiano con egli rapporti abituali e correnti
• alle persone dello stesso contesto lavorativo legate al segnalante da rapporti affettivi stabili o di parentela entro il quarto grado

• agli enti di proprietà del segnalante o quelli in cui egli lavora.

In caso di rivelazione/diffusione di:

• informazioni coperte da segreto
• informazioni relative alla tutela del diritto d’autore o dei dati personali
• informazioni relative alle violazioni riscontrate che offendano la reputazione della persona coinvolta o denunciata

la punibilità del segnalante è esclusa solo in presenza di entrambe le seguenti condizioni:

• al momento della rivelazione o diffusione, vi erano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione
• la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste.

7. Tutela della riservatezza dei dati personali

FIAM ITALIA Srl è titolare del trattamento di tutti i dati personali inerenti la segnalazione, con riguardo alla persona del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti eventualmente coinvolti ed ha conseguentemente aggiornato il proprio Registro dei trattamenti di cui all’art. del Regolamento UE 2016/679.

I dati sono trattati adottando idonee misure finalizzate alla tutela della riservatezza, integrità e disponibilità degli stessi, sulla base di una preventiva valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del Regolamento UE 2016/679 e saranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle attività conseguenti alla segnalazione e comunque per un periodo massimo di cinque anni a decorrere dalla data di riscontro della segnalazione. I dati non strettamente necessari per la gestione della segnalazione saranno cancellati immediatamente dopo la ricezione.

I soggetti gestori delle segnalazioni sono stati autorizzati al trattamento e conseguentemente istruiti sulle idonee misure per la riservatezza dei dati personali trattati nell’esercizio della propria funzione.

***

Il regolamento è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati tramite affissione nella bacheca aziendale e pubblicazione in apposita sezione del sito internet www.fiamitalia.it.

Il regolamento sarà tempestivamente aggiornato nel caso di modifiche normative in materia, di cambiamenti organizzativi dell’Azienda tali da impattare sull’applicazione del regolamento, di introduzione di nuovi strumenti, anche tecnologici, che modifichino le modalità operative descritte.

Tavullia, 15.12.2023

Fiam Italia Srl

Il Presidente del Consiglio d’Amministrazione

      Dott. Vittorio Livi